Come scrivere un buon manuale di istruzioni

Facile a dirsi, meno a farsi se l’obiettivo finale è un prodotto di qualità.

Il manuale d’istruzioni, o manuale d’uso e manutenzione, è una delle parti fondamentali che accompagnano la macchina e ne descrive le caratteristiche tecniche, le istruzioni per l’installazione, l’avviamento e l’arresto, le operazioni
di manutenzione, ma ancora più importante le misure di sicurezza da adottare e i segnali da osservare.

Non basta quindi piazzare qua e là i soliti segnali di pericolo, indicare qual è il fungo d’arresto d’emergenza e fare una descrizione sommaria dei componenti e di come funziona la macchina. E’ indispensabile fare un’approfondita indagine presso il cliente prima di iniziare, chiedendo esattamente tutti i passaggi operativi che la macchina compie e nel contempo pensare ai pericoli in cui l’operatore può incorrere, anche a quelli che possono sembrare i più improbabili (ma che poi accadono con maggior frequenza). Individuare i pericoli è funzionale alle misure di sicurezza da adottare e quindi da riportare nel manuale: cartelli e altre segnalazioni fisse da apporre nei pressi della macchina, ma anche indicazioni di comportamento per l’operatore.

Da qui, se il cliente lo richiede, il passo verso una vera e propria analisi dei rischi è breve, ma di questo scriveremo più approfonditamente.

Il manuale riporta anche copia della dichiarazione CE di conformità della macchina secondo la Direttiva Macchine oggi in vigore, per esteso la Direttiva 2006/42/CE redatta a livello europeo e che modifica e sostituisce le precedenti normative. Vi sono contenute tutte le disposizioni per costruire una macchina a norma, in modo cioè che si possano evitare più pericoli possibili.

Tutta questa documentazione raccolta insieme va a costituire ilFascicolo Tecnico, pronto da esibire in qualsiasi momento su richiesta.

Il cliente può quindi decidere liberamente in base ai propri bisogni di quali documenti richiedere l’elaborazione. Si va dal singolo manuale redatto semplicemente sulle informazioni ricevute e che può far riferimento a manuali di parti elettriche o pneumatiche esterne, integrabile di Certificazione CE, fino al manuale completo di ogni parte e di elenco e disegni dei ricambi, accompagnato da specifica analisi dei rischi, Certificazione CE da far firmare all’azienda produttrice e targhetta di marcatura CE da apporre sulla macchina. Essenziale è il confronto con il cliente per comprendere e rispondere correttamente alle sue esigenze nei tempi prefissati.

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